Depuis le 1er janvier 2018 et l’entrée en vigueur de la loi anti-fraude à la TVA, vous devez faire certifier votre logiciel de caisse, et donc faire certifier vos factures. Voici tout ce qu’il faut savoir sur la certification de facture.
Beaucoup de professionnels touchés par cette loi doivent se conformer en certifiant leurs documents de facturation, facture papier ou électronique, avoirs, données informatisées ou non… Mais peu savent réellement de quoi il s’agit.
Qu’est-ce que la certification de factures ? Pourquoi certifier ses factures ? Comment le faire ? Nous tâchons de répondre à toutes vos questions.
Pourquoi devoir certifier des factures ?
C’est une information dévoilée récemment par de nombreux médias français : l’Etat perd environ 21 milliards d’euros à cause de l’écart de TVA, dont une grande partie est dûe à la fraude à la TVA.
Pour lutter contre ce manque à gagner considérable, qui a un impact sur les finances publiques et donc la vie des Français, une loi anti-fraude à la TVA a été votée en 2016, pour être appliquée en 2018.
Cette loi, ou plutôt l’article 88 de la loi des finances, impose aux assujettis à la TVA qui effectuent “des livraisons de biens et des prestations de service” et “enregistrent les opérations de facturation au moyen d’un logiciel ou système de caisse”, d’utiliser un système certifié. Pour être certifié conforme, le système ou logiciel de caisse doit satisfaire des “conditions d'inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d'archivage des données en vue du contrôle de l'administration fiscale”.
Le respect de ces conditions est attesté par un “certificat délivré par un organisme accrédité” (comme Infocert et sa certification NF525 ou LNE) ou par une “attestation individuelle de l’éditeur”. Pour être en conformité vous devez donc fournir un certificat électronique ou papier fourni par l’éditeur.
Si vous n’utilisez pas une solution certifiée ou que vous n’êtes pas en capacité de fournir une attestation lors d’un contrôle, vous risquez jusqu’à 7500€ d’amende, reconductible tant que vous ne l’avez pas. Pensez-y !
Qu’est-ce que la certification de factures ?
Un logiciel de caisse conforme à la loi des finances 2016 doit pouvoir “certifier des factures”. Mais concrètement, qu’est-ce qu’une facture certifiée ?
Contrairement à ce qu’on pourrait croire, ce n’est pas une facture tamponnée par le ministère des finances publiques. Non, une facture certifiée doit pouvoir être consultée par l’Administration fiscale et être en conformité avec la loi.
Pour ça, elle doit être :
Conservée La base d’une facture certifiée c’est qu’elle est enregistrée en ligne. L’article L102B de la loi impose actuellement six ans de conservation.
Inaltérable Toutes les données d’origine doivent être conservées et impossible à modifier ou supprimer. Une facture inaltérable ne peut donc être corrigée.
Sécurisée L’accès au serveur de stockage et donc aux factures électroniques doit être sécurisé.
Archivée Enfin il est nécessaire que la facture soit archivée. Il faut qu’il y ait une archive des écritures comptables et des documents de facturation, afin de “figer” les données, de garantir l’intégrité des données ainsi que la date des documents. Il doit y avoir des clôtures journalières, mensuelles et annuelles.
Dans quels cas la certification de facture est-elle obligatoire ?
Toute personne assujettie à la TVA et vendant des produits ou services à des personnes non assujetties, pour lesquels elle enregistre les règlements dans un logiciel de caisse, doit se conformer à cette loi anti-fraude à la TVA.
Cela sera peut-être plus parlant, voici les personnes non-concernées :
Les professionnels non-soumis à la TVA, comme les micro-entreprises ou auto-entrepreneurs.
Les professionnels bénéficiant du régime de la franchise en base de TVA.
Les professionnels vendant exclusivement à des professionnels (B2B).
Il existe aussi depuis l’année dernière une tolérance pour les professionnels qui effectuent les paiements via un établissement de crédit validé par l’administration fiscale. Paypal et Stripe n’en font pas partie, par exemple.
Pour savoir si cette loi s’applique à votre activité, lisez notre article consacré aux professionnels concernés.
Comment certifier ses factures pour un site e-commerce ?
En général, on demande au logiciel certifié de réunir toutes ces conditions. Dans le cadre du commerce en ligne ou e-commerce, c’est le CMS utilisé qui a en général cette fonction.
Par exemple pour Prestashop et Magento, c’est la plateforme qui gère la facturation directement à partir des commandes. Pour WooCommerce, la facturation n’étant pas prévue dans le plugin e-commerce Wordpress, c’est une extension qui réalise ce travail de génération de factures. L’utilisation d’un logiciel de facturation à proprement parler n’est par conséquent pas obligatoire pour être concerné.
Les CMS e-commerce ont aussi souvent la particularité d’être des plateformes open source, ce qui veut dire que le code source est ouvert à tout le monde et que les modifications peuvent interférer sur la certification des factures. Cela peut arriver avec une modification du code par un développeur ou une simple mise à jour !
Pour palier à ce problème, vous pouvez utiliser une solution externe, excluant toute problématique liée au CMS. Si la plateforme de certification est externe au CMS et que le code n’est pas ouvert, aucun risque que la solution ne soit plus conforme.
C’est le cas de Kiwiz, qui certifie vos factures et avoirs via son API, intégrée dans les CMS avec des extensions WooCommerce, Magento et bientôt Prestashop. Notre solution n’est pas un logiciel de facturation, mais purement une “surcouche” de certification qui vous permet de vous conformer à la loi très simplement. La facture générée dans le CMS est tout simplement envoyée dans notre API afin d’être certifiée (c’est à dire conservée, archivée, etc.).
Pour en savoir plus, consultez nos différents articles et nos pages consacrées aux extensions e-commerce. Pour essayer notre solution de certification, rendez-vous sur la page Prix !