La facturation n’est pas un exercice à prendre à la légère, d’autant plus depuis l’article 88 de la loi des finances dite “loi anti-fraude à la TVA”. Elle obéit à de nombreuses règles, afin que le document établi soit vérifiable même plusieurs années après édition. L’une des principales règles est la numérotation de factures, définie par le code du Commerce, qui permet en particulier d’assurer que toute activité de vente est bien déclarée.
On sait qu’en France la facturation et notamment la facturation électronique répond à des règles (mentions obligatoires, normes, sécurisation, double-exemplaire…). La numérotation en fait partie, et elle est capitale dans la lutte contre la fraude à la TVA.
Mais quelles sont ces règles de numérotation de factures ? Peut-on modifier ou supprimer une facture ? Peut-on changer de numérotation ? Voici les réponses à quelques-unes des questions que vous vous posez probablement sur la numérotation de factures, mais aussi d’avoirs.
Les principales règles de numérotation de factures à connaître
La réglementation concernant la numérotation de facture insiste sur ces principaux critères :
Une facture doit avoir un numéro unique. Ainsi deux factures ne peuvent pas avoir le même numéro.
Le numéro de facture doit être basé sur une séquence numérique chronologique et logique, il est impossible de créer des factures à posteriori et les numéros doivent se suivre.
La numérotation doit être continue, sans rupture.
Le numéro de facture doit obligatoirement figurer sur le document, et sur chaque page de la facture s’il y en a plusieurs.
Il est interdit de supprimer ou modifier une facture.
Quelle forme de numérotation faut-il utiliser ?
La loi est plus flexible sur la forme que peut prendre le numéro de factures, puisque vous pouvez utiliser un préfixe (voire plusieurs si vous vendez à la fois en ligne et en direct). Par exemple : E000001 pour les ventes e-commerce et D000001 pour les ventes en direct.
Il est aussi possible de choisir une numérotation de factures par année d’exercice, pour retrouver plus facilement ses factures. Exemple : 2019-000001.
Vous pouvez même commencer votre numérotation par autre chose qu’un 000001, si vous voulez éviter de passer pour un novice lorsque vous éditez votre première facture, lors d’un lancement d’entreprise ou pour un micro entrepreneur. Mieux vaut cependant commencer par un chiffre rond ou un 1, par exemple 000101.
A savoir cependant que le fait de repartir à 0 à chaque exercice peut éveiller les soupçons de l’administration fiscale, qui pourrait y voir une tentative de cacher des factures émises. Et veillez à respecter, peu importe le modèle, une séquence continue.
Peut-on changer de système de numérotation de facture ?
Il est en effet toléré de changer de système de numérotation, si vous pouvez le justifier (comme dans le cas du passage à notre extension de facturation et de certification sur Wordpress, voir plus bas).
Voici un extrait de la fiche pratique sur la facturation, issue du site du Service Public :
La numérotation peut être établie par séries distinctes, avec un système de numérotation propre à chaque série si les conditions d'exercice le justifient : plusieurs sites de facturation, différentes catégories de clients pour lesquels les règles de facturation ne sont pas identiques, sous-traitance de facturation par exemple.
Il vaut mieux éviter un changement en cours d’exercice, mais encore une fois le tout est de pouvoir justifier que les conditions l’exigent. Le passage à une solution de certification comme Kiwiz est tout à fait adapté.
Que faire en cas d’erreur de numéros de facture ?
Vous ne pouvez pas annuler une facture, que vous ayez fait une erreur dans le numéro de la facture ou non, vous devez créer une nouvelle facture.
A partir du moment où vous avez émis une facture, que vous l’ayez annulée, retournée, remboursée ou qu’elle soit impayée, vous ne pouvez pas la supprimer. Cela créerait un “trou” dans la numérotation ce qui est contraire au règlement. Utilisez dans le cas d’une commande annulée plutôt un avoir.
Si vous avez fait une erreur, comme une facture en double, laissez l’erreur telle quelle et déclarez-la en cas de contrôle.
Facture d’avoir : la numérotation à respecter
Quand vous annulez une commande déjà facturée, que vous avez fait une erreur ou que vous voulez procéder à un geste commercial (réduction), vous pouvez utiliser un avoir. L’avoir est le seul moyen de “modifier” la facturation, c’est une preuve écrite, une trace, du changement qu’il y a eu sur la commande.
Pour numéroter vos avoirs, vous devez agir de la même façon que pour une facture, en respectant les caractères unique, continu et logique de la numérotation. Vous pouvez garder le même système que pour les factures, en mélangeant factures et avoirs. Vous pouvez aussi créer une numérotation spécifique pour les avoirs, par exemple : A000001 (“A” pour avoir).
Comment créer des factures et avoirs sur WooCommerce ?
Pour émettre des factures et avoirs sur la solution e-commerce de Wordpress, nous avons créé une extension de facturation WooCommerce gratuite. Elle vous permet de générer des factures et avoirs de façon automatique (en fonction du statut de la commande) ou manuelle, à partir de vos commandes WooCommerce.
La numérotation utilisée y est imposée, elle commence à 100000000 pour le premier document, avoirs et factures mélangés. Elle n’est pas personnalisable, il est impossible de rajouter un préfixe.
Pour en savoir plus sur notre extension et la télécharger, lisez notre page dédiée. Si vous l’utilisez simplement pour générer des factures et avoirs elle est gratuite, pour la certification il faudra souscrire à un abonnement.