Ce qu'il faut savoir sur la dématérialisation des factures


L'administration fiscale a voté en 2017 l'obligation de dématérialiser les factures transmises par courrier électronique, progressivement pour de nombreux professionnels jusqu'à 2020 pour les TPE. Quelles sont les obligations ? Qui est concerné ? Découvrez tout ce qu'il faut savoir sur la dématérialisation de factures.

Nous vous avons suffisamment parlé de la loi anti-fraude à la TVA et des obligations liées à la conservation et à la certification des factures. La dématérialisation des factures est une autre composante de ces lois des finances 2016, directement liée aux demandes de conservation.

Qui est concerné par la numérisation des factures ?

La loi oblige les prestataires de service et vendeurs de marchandises privés traitant avec des organismes publics (Etat, collectivités territoriales, établissements publics...) à dématérialiser leurs factures.

Cette obligation est étalée sur le calendrier suivant :

  • depuis le 1er janvier 2017 pour les grandes entreprises (+ de 5000 salariés) et les personnes publiques ;

  • depuis le 1er janvier 2018 pour les entreprises de taille intermédiaire (de 250 à 5000 salariés) ;

  • depuis le 1er janvier 2019 pour les petites et moyennes entreprises – PME (de 10 à 250 salariés) ;

  • à partir du 1er janvier 2020, pour les très petites entreprises – TPE (moins de 10 salariés).

Initialement prévue uniquement dans le cas de prestations et de ventes entre l'Etat et ses fournisseurs, la facturation électronique concerne également les factures émises entre entreprises privées. Elles ne sont pour l'instant pas obligatoires, mais obéissent au calendrier de dematérialisation de factures vu plus haut. Ce qui implique que les PME doivent dès à présent accepter les factures électroniques d'autres entreprises privées, à partir de 2020 pour les TPE.

En évoquant la prochaine loi des Finances, le ministre l'Action et des Comptes publics Gérald Darmanin a même annoncé réfléchir à généraliser l’obligation de facturation électronique, de sorte à contrer les fraudes à la TVA et notamment les fraudes dites “carrousel”. Pour l’instant il est obligatoire d’obtenir l’accord du client pour émettre une facture électronique.


Quelques rappels sur la facture électronique

Une facture, qu’elle soit dématérialisée ou non, doit être rédigée en français et établie en 2 exemplaires, une pour le client (l’originale si format papier) et une pour le prestataire/vendeur.

Elle doit mentionner obligatoirement les éléments suivants :

  • Date d’émission de la facture ;

  • Numérotation de la facture ;

  • Date de la vente ou de la prestation de service ;

  • Identité de l’acheteur ainsi que du vendeur ou prestataire ;

  • Numéro unique de TVA ;

  • Désignation du produit ou de la prestation ;

  • Quantité de chaque produit/prestation ;

  • Majoration ou réduction éventuelle des prix ;

  • Taux et montant de la TVA applicables ;

  • Somme totale à payer hors taxe (HT) et toutes taxes comprises (TTC).

Il existe d’autres mentions particulières à indiquer selon votre situation.

Dans le cas d’une facture dématérialisée, il faut garantir l’authenticité de son origine, une bonne visibilité et l’intégrité du contenu. Pour ce faire, vous avez plusieurs choix :

  • la signature électronique (avec un certificat électronique qualifié).

  • la mise en place d’un message structuré selon une norme sécurisée (PGI, EDI, XML, fichier PDF joint par e-mail)....

  • la mise en place de contrôles établissant une piste d’audit fiable entre une facture et la livraison de biens ou de prestations de services.

Une facture est dématérialisée si elle est conçue, transmise et reçue sous format électronique. Numériser une facture papier n'en fait pas une facture électronique au sens légal du terme.

La dématérialisation de factures avec Kiwiz

Si vous êtes concerné(e) par cette obligation, ou que vous souhaitez simplement passer à la facture électronique, notre solution Kiwiz remplit ce rôle pour le CMS WooCommerce : en effet, notre extension permet de générer des factures et avoirs au format numérique PDF à partir des commandes passées sur votre site e-commerce.

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