Vous êtes nombreux à vous demander s’il est utile de se conformer à la loi anti fraude TVA, applicable depuis le 1er Janvier 2018.
En effet, vous en avez ras le bol des contraintes légales qui s’accumulent lorsque l’on détient une entreprise. C’est une réaction normale et humaine, mais qui peut malheureusement vous coûter cher.
Rappel du contexte
Comme le dispose la loi des Finances 2016 applicable au 1er Janvier 2018, tous les assujettis à la TVA vendant aux particuliers doivent faire certifier leurs transactions, c'est-à-dire tout ce qui est en rapport avec les encaissements.
Les entreprises exonérées de TVA ne sont pas concernées par la loi. Il en est de même pour les entreprises B2B (pour le moment).
L’Administration Fiscale avait déjà sévi il y a quelques années en imposant la caisse enregistreuse aux commerces physiques. La motivation de l’Etat était justifiée : 17 milliards d’euros de fraude à la TVA par an !
En réponse à ce phénomène, la loi des Finances 2016 a exigé que peu importe le logiciel ou système utilisé (logiciel de caisse, logiciel de comptabilité ou de gestion…), du moment où il enregistre des opérations commerciales ou de prestations de service, il doit répondre aux critères énoncés par la loi, et il doit être certifié.
Voilà comment l’Administration Fiscale espère lutter contre la fraude.
La certification du logiciel
Vous utilisez un logiciel de comptabilité, un système de caisse, une plateforme e-commerce, un CRM… avec lequel vous émettez des documents d'opérations de vente comme des factures, des avoirs ou des tickets de caisse.
Pour une mise en conformité optimale, il faut que ce logiciel réponde, au minimum, à 4 conditions stipulées dans la loi des Finances 2016 :
1- L’inaltérabilité : les factures et avoirs ne peuvent plus être modifiables d'une manière ou d'une autre.
2- La sécurisation : les factures et avoirs doivent se trouver dans un environnement sécurisé et fiable.
3- La conservation : les factures et avoirs doivent être conservés pendant une durée de 6 ans.
4- L’archivage : les factures et avoirs doivent être archivés, gravés dans le temps.
En résumé, si l’Administration Fiscale vient contrôler votre comptabilité, elle veut s’assurer que ce que vous avez encaissé soit cohérent par rapport à ce que vous avez facturé ou remboursé.
Pour répondre à ces exigences, les éditeurs de logiciels (ceux qui vous fournissent le service avec lequel vous effectuez vos opérations de vente) ont plusieurs options afin de vous mettre en conformité :
Option 1 - Passer la certification NF-525
Cette certification va plus loin que les exigences de la loi. En effet, elle permet de certifier les logiciels de gestion de l’encaissement qui disposent de fonctionnalités plus avancées que les 4 conditions de la loi des finances 2016.
Un logiciel certifié NF-525 permet, en plus de l’inaltérabilité, de l’archivage, de la conservation et de la sécurisation des données :
L’identification des processus et des données d’encaissement.
La création d’un outil de traçabilité des opérations d’encaissement.
La certification NF-525 est onéreuse et doit être repassée régulièrement. Par exemple, à chaque mise à jour majeure du système, une nouvelle certification doit être demandée.
L’éditeur de logiciel doit vous transmettre l’attestation de certification une fois votre inscription effectuée.
La certification NF-525 est attribuée par Infocert (Afnor). La liste des produits certifiés se trouve ici : https://certificates.infocert.org/
Option 2 - Passer la certification LNE
Une autre option s’offre à l’éditeur de logiciel : le certificat délivré par un organisme agréé de l’Etat, le LNE (Laboratoire national de métrologie et d’essai). Cet organisme accrédité a été mandaté, au même titre que l'Afnor, pour certifier les logiciels uniquement pour répondre à la loi anti fraude TVA 2018. Ainsi, lorsqu’un logiciel est certifié LNE, il répond aux 4 conditions obligatoires.
Pour être en accord avec la loi anti fraude à la TVA, un éditeur de logiciel qui dispose “seulement” de la certification LNE est tout à fait suffisant.
La certification LNE a un coût pour l’éditeur de logiciel qui doit demander un nouvel audit à chaque mise à jour majeure.
L’éditeur de logiciel vous envoie le certificat lors de l’inscription.
Option 3 - L’auto-certification
La troisième et dernière option que l’éditeur de logiciel a est l’auto-certification. En ce sens, il a développé un système qui répond aux critères de la loi (inaltérabilité, sécurisation, conservation et archivage des transactions) mais n’a pas (encore?) passé de certification.
Cependant, cela a autant de valeur car l’éditeur de logiciel engage sa responsabilité et risque jusqu’à 45 000€ d’amende.
Lors de votre inscription, vous pouvez demander une attestation individuelle qui vous permet de justifier votre mise en conformité en cas de contrôle de l’Administration Fiscale.
Si vous utilisez un logiciel, un système ou une plateforme qui fait partie d’une de ces 3 options, vous êtes en conformité avec la législation actuelle et vous évitez l’amende de 7 500€ par logiciel de caisse non conforme.
Si ce n'est pas le cas, c'est le moment de vous pencher sur le sujet.
Vous pouvez par, exemple, utiliser une solution complètement externe comme Kiwiz.
Pourquoi choisir Kiwiz ?
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