NF525, LNE, attestation, certification… Depuis la mise en place de l’article 88 de la loi des finances 2016 ou “loi anti-fraude TVA”, ces mots reviennent régulièrement. Mais quelles sont les différences entre ces solutions de certification de système ou logiciel de caisse ?
Qu’est-ce qu’une attestation individuelle de conformité à la loi anti fraude à la TVA ?
Parfois appelée “auto-certification” (à ne pas confondre avec l’auto-certification de résidence fiscale), l’attestation individuelle est l’une des solutions proposées par l’administration Fiscale pour “certifier” de la conformité du système de caisse à la loi anti fraude TVA. Grâce à ce document, l’éditeur du logiciel ou du système de caisse atteste que sa solution ou ses fonctionnalités de caisse satisfont aux conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage des données de facturation.
C’est ce document qui vous permet d’être en règles en cas de contrôle de l’administration Fiscale, pouvant intervenir à tout moment.
Modèle d’attestation individuelle de l’éditeur du logiciel de caisse
L’attestation individuelle ou auto-attestation comprend deux volets :
Le volet 1, à remplir par l’éditeur ou intégrateur du logiciel/système de caisse, pour attester la conformité de ce dernier.
Le volet 2, à remplir par l’entreprise qui utilise le logiciel ou système de caisse, afin d‘attester utiliser le logiciel pour enregistrer les règlements de ses clients.
A la fois l’éditeur et l’utilisateur engagent donc leur responsabilité en cas de contrôle. L’entreprise qui l’utilise s’engage à bien fournir les documents et données de facturation de ses clients via le logiciel.
Modèle volet éditeur :
Je soussigné, NOM Prénom, représentant légal de la société RAISON SOCIALE, éditeur du logiciel / système de caisse nom et références caractérisant le logiciel ou système, atteste que ce logiciel/système OU les fonctionnalités de caisse de ce logiciel/système, mis sur le marché à compter du DATE, dans sa version n° nom et références caractérisant la version du logiciel OU système, sous le numéro de licence, satisfait OU satisfont aux conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage des données en vue du contrôle de l’administration fiscale, prévues au 3° bis du I de l’article 286 du code général des impôts.
Modèle volet entreprise :
Je soussigné, NOM Prénom, représentant légal de la société RAISON SOCIALE, certifie avoir acquis ou téléchargé le DATE, auprès de RAISON SOCIALE du distributeur, le logiciel / système de caisse mentionné au volet 1 de cette attestation. J'atteste utiliser ce logiciel / système de caisse pour enregistrer les règlements de mes clients particuliers, conformément à la réglementation fiscale en vigueur, depuis le DATE.
Quelles différences avec les certifications NF525 et LNE ?
Les deux autres possibilités de prouver la conformité de son logiciel sont les certifications AFNOR NF525 (Infocert) et LNE (Laboratoire National de Métrologie et d’Essais). Ces certifications sont payantes mais garantissent la conformité à la loi des finances, et sont élaborées par des organismes indépendants accrédités par l’Etat.
La norme NF525 est plutôt destinée aux caisses enregistreuses, son cahier des charges exige la conformité aux quatre conditions, mais également la vérification de données par exemple. Elle est basée sur la norme ISO 9001.
La LNE se destine à la certification des systèmes de caisse plus généralement, en respectant uniquement les conditions de conformité à la loi anti fraude à la TVA.
Les deux certifications exigent que les logiciels ou solutions de caisse respectent ces conditions :
Traçabilité et sécurisation des enregistrements de données d’encaissement, tickets de caisse, factures ou avoirs.
Signature électronique justifiant l’opération d’encaissement et sécurisant les données d’encaissement.
Piste d’audit garantissant la traçabilité des opérations d’encaissement.
Conservation et archivage de ces données, avec un accès fiable et rapide en cas de contrôle.
Absence de fonctions occultant ces données.
Fonction d’archive fiscale des documents obligatoires (livres comptables, états déclaratifs).
Ainsi les certifications et l’attestation individuelle demandent de respecter les mêmes conditions – la NF525 étant plus complète car destinée aux caisses enregistreuses, ont la même valeur aux yeux de l’Etat et vous permettent de respecter la loi de la même façon.
Pour simplifier, un logiciel certifié (ou bénéficiant d'une attestation) doit :
Empêcher la suppression de factures ;
Permettre la modification de factures uniquement en utilisant un avoir ;
Empêcher la création de factures antidatées ;
Vérifier la numérotation et la chronologie des factures et avoirs ;
Mettre en place des clôtures journalières, mensuelles et annuelles des factures ;
Permettre de télécharger une archive fiscale, à présenter en cas de contrôle ;
Permettre de créer des factures en indiquant les bonnes informations*, au minimum Nom/Prénom et Code Postal pour un particulier ;
Certifier à la fois les facturations aux clients assujettis et aux non-assujettis à la TVA ;
Permettre d'accéder à la documentation technique et aux différents tests de la solution à l'administration en cas de contrôle.
Et Kiwiz dans tout ça ?
Kiwiz n'est pas un logiciel ou une sytème de caisse, mais une solution de certification externe. C'est l'outil qui permet à votre système, qu'il soit un CMS e-commerce, un CRM ou un logiciel de facturation, d'être en conformité avec la loi.
En tant qu'éditeur, Kiwiz répond favorablement aux conditions exigées, fournit une attestation individuelle de conformité et permet l'accès aux différentes informations demandées par l'administration Fiscale.
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